Politique sur la protection des renseignements personnels

  1. But de cette politique

Cette politique concernant la protection des renseignements personnels (ci-après la « Politique ») a pour objectif de vous informer sur la manière dont nous collectons, utilisons, divulguons et conservons vos informations personnelles. En nous fournissant vos informations personnelles, que ce soit par courriel, en présentiel, par téléphone, par télécopieur ou encore par tout portail sécurisé auquel nous pourrions vous donner accès, que vous le fassiez vous-même ou par l’intermédiaire de votre représentant, vous consentez à ce que vos données soient traitées conformément aux dispositions de notre Politique.

  • Notre entreprise et nos coordonnées

Les Notaires Lavigne & Lemay Inc. est une étude de notaires exerçant en la province de Québec, et dont le siège est situé en la Ville de Saint-Eustache. Les termes « nous », « nos » ou « notre » utilisés dans la présente Politique désignent Les Notaires Lavigne & Lemay Inc.

Nous exerçons une pratique dite générale dans le domaine de l’immobilier résidentiel et commercial, des testaments, des mandats de protection, des successions, des procédures non-contentieuses et du droit corporatif.

La personne-ressource en charge de la protection des renseignements personnels est Me Florence Lavigne, notaire, et peut être contactée pour toutes questions ou commentaires, par l’un des moyens suivants :

  • Courriel : flavigne@notaireslavigne.com
  • Téléphone : (450) 473-2122
  • Poste ou présentiel : 91, rue Saint-Eustache, bureau 102 Saint-Eustache, province de Québec, J7R 2L3
  • Nature des renseignements personnels collectés

Nous recueillons un éventail de renseignements personnels nécessaires à la réalisation des mandats que vous nous confiez, lesquels renseignements peuvent varier selon la nature de tels mandats. Notamment, mais sans limiter la généralité de ce qui précède, les renseignements recueillis peuvent comprendre :

  • Vos noms et prénoms;
  • Votre adresse, numéros de téléphone, adresse courriel, numéro de télécopieur ou toute autre information permettant de vous contacter;
  • Votre occupation, votre poste, le nom de votre employeur;
  • Votre état civil;
  • Des informations d’identifications, telles que votre numéro d’assurance sociale, votre date de naissance, votre numéro de permis de conduire, votre numéro d’assurance-maladie, etc.;
  • Une copie de vos pièces d’identité;
  • Vos informations financières, telles que vos numéros de comptes bancaires, la liste de vos actifs et de votre passif, votre bilan financier en général; et/ou
  • Toutes autres informations pertinentes et nécessaires dans le cadre de la réalisation du mandat qui nous aurait été confié.

Notez bien que ces informations peuvent provenir de tiers, notamment d’une institution financière ou d’une agence de courtage immobilier avec lesquels vous faites affaires, incluant notamment la collecte de données d’identification et de vérification des antécédents, ainsi que tout autre renseignement personnel fourni.

  • Fins auxquelles les renseignements personnels sont collectés

Vos renseignements personnels serviront uniquement à remplir le mandat que vous nous confiez à titre de notaire et conseiller juridique.

À noter que nous avons l’obligation légale de recueillir certains renseignements personnels selon le type de mandat que vous nous confiez, tel qu’ils pourraient être requis notamment par le Code civil du Québec, la Loi sur le Notariat ou tout autre loi ou règlement applicable à la profession de notaire.

  • Nos moyens de collection des renseignements personnels

Nous recueillons vos renseignements personnels des façons suivantes :

  • En personne en discutant directement avec vous;
  • Par téléphone;
  • Par courriel;
  • Par télécopieur;
  • Au moyen du portail « Votre Transfert » ou de tout autre portail sécurisé; et
  • Par le biais de notre site web.
  • Vos droits à l’égard des renseignements personnels que nous collectons

Vous avez en tout temps le droit de nous demander quels renseignements personnels nous possédons sur vous et d’avoir accès à ces renseignements, sous réserve du paiement d’un frais raisonnable pour la transmission et la reproduction de tels renseignements.

Si vous constatez des erreurs dans les renseignements personnels que nous détenons, vous pouvez en tout temps nous demander de les rectifier.

Vous pouvez en tout temps retirer votre consentement à la communication et à l’utilisation des renseignements personnels recueillis sur vous.

Vous pouvez également nous demander de détruire ou d’effacer des renseignements personnels que nous détenons sur vous. Notez cependant que, lorsque nous accomplissons un mandat que vous nous confiez, plusieurs lois et règlements, notamment, mais sans limitation, le Code civil du Québec, la Loi sur le Notariat et le Règlement sur la tenue des dossiers et des études de notaires exigent que nous conservions les renseignements personnels de toutes parties impliquées dans ce mandat pour des délais pouvant varier selon la nature du dossier et qu’il pourrait donc nous être impossible de détruire ou effacer vos renseignements personnels avant les délais imposés.

  • Possibilités de partage de vos renseignements personnels

Nous ne pouvons partager vos informations personnelles que dans le cadre de notre mandat ou pour respecter les lois applicables.

Cela inclut le partage à des tiers fournisseurs de services technologiques et des partenaires autorisés par la Chambre des Notaires du Québec, notamment au niveau des logiciels que nous utilisons pour le stockage de vos renseignements personnels.

Cela peut aussi inclure l’institution financière ou le créancier avec lequel vous faites affaires, lorsque le mandat nous ayant été confié implique un financement et que cette institution ou ce créancier requiert que nous vérifiions votre identité et que nous confirmions certaines informations nécessaires pour mener à bien le mandat.

Nous divulguons également des informations personnelles en cas d’obligation légale, d’ordonnance de tribunal, ou lorsque nous croyons de bonne foi que c’est nécessaire pour respecter la loi.

Veuillez noter qu’en cas de fusion, acquisition, vente ou toute situation similaire affectant Les Notaires Lavigne & Lemay Inc., vos informations personnelles pourraient être transférées à un tiers.

  • Durée de conservation de vos renseignements personnels

Nous conservons vos renseignements personnels seulement pour la durée nous étant imposée pour nous conformer aux obligations prévues par les lois et règlements s’appliquant à notre mandat à titre de notaire. Cette durée peut varier selon la nature du mandat que vous nous avez confié, vous pouvez communiquer avec nous pour toute demande de précisions.

  1. Lieu de conservation de vos renseignements personnels

Vos renseignements personnels sont physiquement conservés à nos bureaux situés au 91, rue Saint-Eustache, bureau 102, Saint-Eustache, province de Québec, J7R 2L3, dans des locaux verrouillés et équipés d’un système de sécurité.

Vos renseignements personnels sont également conservés sur support technologique, auprès de nos fournisseurs de services informatiques et électroniques, notamment mais sans limitation, auprès de notre fournisseur de logiciel de gestion d’étude notariale et de notre fournisseur de services de courriels, lesquels ont reçu les accréditations nécessaires de la Chambre des notaires du Québec.

  • Mesures de sécurité pour assurer la protection de vos renseignements personnels

Nous prenons des mesures pour sécuriser les renseignements personnels que vous nous confiez, conformément aux normes de l’industrie. Cela inclut la protection lors de la transmission des renseignements, ainsi que la protection des informations que nous stockons.

Nous utilisons différentes mesures afin d’éviter la destruction, la perte, la modification, la divulgation ou l’accès non autorisé aux informations personnelles en notre possession, notamment des protections anti-virus, des mots de passe, des ententes de confidentialité avec nos employés et mandataires, et des restrictions d’accès.

Cependant, il est important de noter que la sécurité totale n’est pas garantie, puisqu’aucune méthode de transmission ou de conservation, qu’elle soit électronique ou physique, n’est totalement sécurisée. Vous partagez vos renseignements personnels avec nous à vos propres risques, et nous ne pouvons garantir que ces données ne seront pas consultées, copiées, dévoilées, modifiées ou détruites en cas de violation de nos mesures de sécurité.

  • Mise à jour de la Politique

Nous nous réservons le droit de mettre à jour la Politique en tout temps et nous vous conseillons donc de la consulter régulièrement.